Proyek, Manajemen, dan Manajemen Proyek perangkat Lunak

Bismillah....

Apa itu Proyek?
Apa itu Manajemen?
dan Apa itu manajemen proyek perangkat lunak?
dan mengapa mengerjakan sebuah proyek perangkat lunak jauh lebih sulit dibandingkan mengerjakan proyek rekayasa lainnya?
dan penjelasan lainnya terkait hal diatas ?

semua dari pertanyaan diatas, akan kita jawab satu per-satu. Oke Let's Go!
---------------------------------------------------------------------------------------

Apa itu Proyek?

Berikut ini adalah pengertian proyek dari beberapa ahli :

- Proyek adalah gabungan dari sumber-sumber daya seperti manusia material, peralatan, dan modal/ biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai sasaran dan tujuan.  (Husen (2009))

- Proyek adalah sederetan tugas yang diarahkan kepada suatu hasil utama. (Heizer dan Render (2006)).

- Proyek adalah upaya atau aktivitas yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran dan harapan-harapan penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. (Nurhayati (2010)).

- Proyek adalah usaha yang kompleks, tidak rutin, yang dibatasi oleh waktu, anggaran, sumber daya, dan spesifikasi kinerja yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. (Larson (2006)).

Berdasarkan dari pendapat para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa :
proyek adalah suatu kegiatan temporer yang diorganisasikan untuk mencapai suatu tujuan yaitu menghasilkan produk atau layanan yang khas. 

Proyek juga memiliki beberapa karakteristik, yaitu:

1. Proyek dibangun secara progressive elaboration, yaitu suatu proyek harus berkembang dalam pengerjaannya, tidak boleh stagnan. Jika demikian, maka proyek tersebut bisa dikatakan Gagal.
2. Proyek membutuhkan sumber daya dari beragam area, seperti Human (Sumber daya manusia), hardware, software, aset, dll.
3. Proyek harus punya customer/sponsor yang memberikan arahan dan dana.
4. Proyek memunculkan ketidakpastian dari segi tujuan, penyelesaian, dan biaya.
5. Proyek dikatakan berhasil jika tujuannya tercapai atau mampu memenuhi bahkan melebihi harapan stakeholder.

Tahukah kamu? Bahwa suatu proyek memiliki karakteristik memunculkan ketidakpastian, kegagagalan dalam penyelesaiannya. Dan Tahukah kamu? apa penyebab kegagalan dalam suatu proyek? Berikut adalah penyebab kegagalan dalam suatu proyek:

•  Penjadwalan yang tidak realistis
•  Usaha yang tidak sesuai dengan apa yang direncanakan
•  Perubahan permintaan pelanggan
•  Resiko yang telah diprediksi ataupun yang tidak dapat diprediksi
•  Kesulitan teknik 
•  Miskomunikasi antara staff project
•  Kesalahan pada project manajemen

Jenis-Jenis Proyek

menurut Soeharto (1999) ada 7 jenis proyek yang perlu kita ketahui, diantaranya:

1. Proyek Engineering-Konstruksi
Dapat Terdiri dari pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan, serta konstruksi.

2. Proyek Engineering-Manufaktur
Tujuannya beruba membuat produk baru, meliputi pengembangan produk, manufaktur, perakitan, uji coba fungsi dan operasi produk yang dihasilkan.

3. Proyek Penelitian dan Pengembangan

Jenis proyek ini memiliki tujuan untuk melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan produk tertentu.

4. Proyek Pelayanan Manajemen

Proyek pelayanan manajemen tidak memberikan hasil dalam bentuk fisik namun berupa laporan akhir, contohnya sepetti merancang sistem informasi manajemen.

5. Proyek Kapital

Proyek kapital adalah proyek yang memiliki kaitan dengan penggunaan dana kapital untuk investasi.

6. Proyek Radio Telekomunikasi

Memiliki tujuan untuk membangun jaringan telekomunikasi yang dapat menjangkau area yang luas dengan biaya minimal.

7. Proyek Konservasi Bio Diversity

Proyek konservasi bio diversity adalah proyek yang memiliki kaitan dengan upaya pelestarian lingkungan.

Apa itu Manajemen?

Kata manajemen berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutama dalam konteks mengendalikan kuda, yang berasal dari bahasa latin manus yang berarti “tangan”. Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.

Selain pengertian manajemen secara umum seperti yang telah dibahas diatas, para ahli dan pakar memiliki pendapat yang berbeda beda dalam mendefinisikan apa yang dimaksud dengan manajemen.
Untuk lebih jelasnya, simak berikut ini kumpulan pengertian manajemen menurut para ahli:

- Definisi manajemen adalah proses yang dalam pelaksanaan tujuanya ,direncanakan, dilaksanakan serta diawasi. (Encylopedia of the Social Science)

- Manajemen adalah suatu seni, tiap tiap pekerjaan bisa diselesaikan dengan orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. (Mary Parker Follet)

- Manajemen adalah proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber lain. Manajemen ialah wadah didalam ilmu pengetahuan, sehingga manajemen bisa dibuktikan secara umum kebenarannya. (George R. Terry)

-Manajemen adalah ilmu yang mengandung gagasan atau ide 5 fungsi utama yaitu merancang, memerintah, mengorganisir, mengendalikan dan mengkoordinasi. (Henry Fayol)

Berdasarkan pengertian manajemen dari beberapa ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa :

Manajemen adalah suatu proses mengatur, mengelola, mengontrol suatu pekerjaan agar terorganisir/berjalan dengan baik. 

Perlu diketahui, ada 3 tahapan yang harus dilakukan dalam memanajemen suatu proyek, yaitu:

1. Perencanaan (Planning)

Perencanaan mencakup penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan organisasi tim, untuk mengerjakan beberapa proyek sekaligus, seperti yang terjadi di beberapa perusahaan besar, maka cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya secara fisik adalah melalui organisasi proyek.

2. Penjadwalan (Schedulling)

Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas. Pendekatan yang lazim digunakan adalah digram Gantt Chart, PERT (Project Evaluation and Review Technique), dan CPM (Critical Path Method).

3. Pengawasan (Controlling)

Pengendalian proyek meliputi pengendalian terhadap sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran, pengendalian proyek juga digunakan untuk merevisi rencana proyek dan memungkinkan untuk mengganti sumber daya ke tempat yang memerlukan, sehingga tepat waktu dan biaya.

The Triple Constrain

Ada tiga batasan yang menjadi acuan dalam membangun proyek manajemen, tigas hal itu berupa Scope (Cangkupan), Time (Waktu), dan Cost (Biaya).

1. Scope

Produk akhir proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Sebagai contoh, bila hasil kegiatan proyek tersebut berupa pabrik, maka pabrik tersebut harus memenuhi kriteria : mampu beroperasi secara memuaskan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Memenuhi persyaratan mutu berarti mampu memenuhi tugas yang dimaksudkan.

2. Time

Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan yang telah ditentukan. Penyerahan proyek tidak boleh melewati batas waktu yang telah ditentukan.

3. Cost

Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untuk proyek-proyek yang melibatkan dana dalam jumlah besar dan jadwal yang bertahun-tahun, anggarannya tidak hanya ditentukan untuk total proyek, tetapi dipecah-pecah berdasarkan komponen-komponennya, atau berdasarkan periode tertentu (misalnya per kuartal). Dengan demikian, penyelesaian bagian-bagian proyek pun harus memenuhi sasaran anggaran per periode.

Manajemen Proyek Perangkat Lunak

Setelah kita mengetahui apa pengertian Proyek dan Manajemen dari penjelasan diatas, sekarang pertanyaannya adalah Apa itu Manajemen Proyek Perangkat Lunak??

Perlu diketahui Manajemen proyek perangkat lunak merupakan mengelola/mengatur suatu pekerjaan dalam pembuatan perangkat lunak yang memiliki tujuan spesifik dan dalam waktu yang terbatas.

Sebuah Proyek Perangkat lunak juga memiliki sifat-sifat khusus, yaitu:

1. Invisibility (suatu proyek perangkat lunak merupakan sesuatu yang tidak terlihat, karena wujudnya dalam aplikasi.

2. Complexity (terkadang rumit dalam pengerjaannya)

3. Conformity (harus adanya penyesuaian dari permintaan)

4. Flexibility (dapat diubah dengan mudah)

Mengapa mengerjakan sebuah proyek perangkat lunak jauh lebih beresiko gagal dibandingkan dengan mengerjakan proyek lainnya? 

Alasannya simple, karena dalam membangun suatu proyek perangkat lunak sangat banyak resiko yang terjadi, diantaranya:

1. Kegagalan pada personil
2. Estimasi biaya dan waktu yang tidak realistis
3. Mengembangkan fungsi software yang salah
4. Mengembangkan pengguna antarmuka yang salah
5. Kesalahan atau kurang tepat dalam menganalisis suatu objek

Oleh karena itu, dalam membangun suatu proyek harus di-planning atau dipersiapkan dengan sangat matang, dan semua itu bisa merujuk pada Triple Constrain yang sudah kita bahas pada bagian atas. Membangun suatu proyek software atau proyek apapun memanglah tidak semudah yang diharapkan, walaupun sebelumnya sudah dilakukan perencanaan yang matang. Namun, masalah yang tidak terduga pasti akan muncul di tengah pengerjaan dalam sebuah proyek. Disitulah tantangannya!

-----------------------------------------------------------------------------------------------------

Terima Kasih
cukup sampai disini pembahasan kali ini yaa, semoga bisa bermanfaat bagi kita semua.
:')
Salam Proyek !